Birta lífeyrissjóður er fullgildur lífeyrissjóður og hefur starfsleyfi samkvæmt Seðlabanka Íslands
Starfsemi Birtu lífeyrissjóðs lýtur að móttöku, varðveislu og ávöxtun iðgjalda og greiðslu lífeyris. Sjóðurinn er starfræktur í þremur deildum: samtryggingardeild sem tekur við lögboðnum samningsbundnum iðgjöldum, samningsbundinni tilgreindri séreignardeild og séreignardeild. Fjárhagur deildanna er aðskilinn og þær bera ekki fjárhagslega ábyrgð hver á annarri. Rekstrarkostnaði er skipt milli deilda í hlutfalli við umfang hverrar deildar samkvæmt reglum sem stjórn sjóðsins setur.
| Samtryggingardeild | 2020 | 2019 | 2018 | 2017 | 2016 |
|---|---|---|---|---|---|
| Fjöldi virkra sjóðfélaga | 16.014 | 15.805 | 16.284 | 15.882 | 15.927 |
| Heildarfjöldi greiðandi sjóðfélaga | 18.205 | 18.284 | 18.806 | 18.789 | 18.470 |
| Fjöldi lífeyrisþega | 15.300 | 14.568 | 13.789 | 12.944 | 12.058 |
| Fjöldi sjóðfélaga | 98.745 | 97.630 | 96.412 | 94.866 | 93.000 |
Viðskiptaþróun í rekstri Birtu
Sjóðurinn leggur áherslu á góða þjónustu og ferla sem tryggja skilvirkni og öryggi fyrir sjóðfélaga. Flestar umsóknir sem berast sjóðnum fara í gegnum rafrænt umsóknarferli þar sem málum er fylgt eftir frá upphafi til enda. Málið hefst í gáttinni á mínum síðum sjóðfélaga og flæðir þaðan inn í málakerfið þar sem starfsmaður tekur á móti málinu. Þau mál sem berast ekki með rafrænum hætti eru skráð í málakerfið þar sem málið er stofnað af starfsmanni og málsmeðferð hefst. Um leið og mál er stofnað í kerfinu er því fylgt eftir með rekjanleika í ákveðnum skrefum í samræmi við verklagsreglur og vinnulýsingar.
Verklagið tryggir samræmda og faglega afgreiðslu mála.
Með mælaborðinu er hægt að skoða stöðu mála og fylgjast með ferli þeirra
Birta lífeyrissjóður fylgir málum eftir með mælaborði (MS Power BI). Gögn eru oft á tíðum umfangsmikil og vanýtt auðlind en með því að fylgjast með ferli mála er hægt að skoða hvaða tækifæri eru til að bæta þjónustu og efla viðskiptaþróun. Með mælaborðinu hafa starfsmenn Birtu aðgang að margskonar upplýsingum um stöðu mála, rekstur sjóðsins, tækifæri til hagræðingar og möguleika til að ná betri árangri.
Mælaborð Birtu er byggt upp úr gögnum úr skjala- og málakerfinu GoPro. Gögnin keyrast sjálfvirkt inn í mælaborðið tvisvar á dag sem gefur starfsmönnum möguleikann á að fylgjast með stöðu mála í rauntíma. Mælaborðið sýnir með myndrænum hætti hvar í ferlinu umsóknir eru á hverjum tíma fyrir sig og hversu margar umsóknir koma inn á dag. Einnig er að finna afgreiðsluhraða á öllum fösum umsóknarferlisins sem gefur stjórnendum yfirsýn yfir það hvort flöskuhálsar séu í ferlinu.
Gæðaskjölin tryggja að unnið sé eftir samræmdu verklagi innan sjóðsins
Gæðahandbók sjóðsins er sett upp í CCQ gæðakerfinu, sem heldur utan um gæðaskjöl sjóðsins, þ.e. stefnur, reglur, verklagsreglur, vinnulýsingar, leiðbeiningar og eyðublöð. Kerfið heldur einnig utan um ábyrgðaraðila skjala, útgáfudagsetningar og hvenær tími er kominn á endurskoðun skjala.
Mikil vinna hefur farið fram frá stofnun Birtu lífeyrissjóðs við að sameina og samþætta ferla, reglur og vinnulýsingar frá forverum sjóðsins. Gæðaskjölin tryggja að unnið sé eftir samræmdu verklagi innan sjóðsins og draga úr rekstraráhættu, skjalaáhættu og starfsmannaáhættu.
Fordæmalausar aðstæður voru uppi í þjóðfélaginu á árinu 2020 sökum veirufaraldurs, COVID-19 og höfðu þær áhrif á starfsemi sjóðsins
Árið 2020 hefur verið litað af ýmsum áskorunum tengdum COVID-19 heimsfaraldrinum. Sjóðurinn setti öryggi og heilsu starfsmanna og sjóðfélaga í forgang og samheldni tryggði að þjónustan yrði sem best miðað við aðstæður.
Í byrjun árs 2020 gerði Birta lífeyrissjóður ráðstafanir til aðstoðar sjóðfélögum og fyrirtækjum vegna atvinnu- og efnahagsástands í veirufaraldrinum. Sjóðfélagar höfðu þann möguleika að fresta afborgunum lána, töldu þeir sig þurfa á því að halda m.a. vegna atvinnumissis eða tekjubrests. Þá gátu fyrirtæki/launagreiðendur og einyrkjar hjá Birtu lífeyrissjóði sótt um að dreifa greiðslu iðgjalda. Alþingi lögfesti heimild til að sækja um tímabundna útgreiðslu séreignarsparnaðar til að sporna við samdráttaráhrifum í efnahags- og atvinnulífi landsmanna.
Sveigjanleiki starfsmanna sjóðsins í bland við tæknilegan aðbúnað og vilja til að láta hlutina ganga hratt og vel fyrir sig tryggði að vel gekk að þjónusta sjóðfélaga og sinna öðrum verkefnum í heimavinnu án þess að það kæmi niður á afköstum.
