Birta lífeyrissjóður starfar samkvæmt samþykktum sem samþykktar eru á ársfundi og staðfestar af fjármálaráðuneytinu í samræmi við lög nr. 129/1997 um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða.

Sjóðurinn lýtur eftirliti Seðlabanka Íslands (SÍ) og starfsemi hans er starfsleyfisskyld. Sjóðurinn varð til við samruna Sameinaða lífeyrisjóðsins og Stafa lífeyrissjóðs og tók til starfa 1. desember 2016. Lífeyrissjóðir með fullgilt starfsleyfi eru skilgreindir sem eining tengd almannahagsmunum, sbr. staflið b í 3. tl. 1. mgr. 2. gr. laga um endurskoðendur nr. 94/2019, sbr. staflið b í 9. tl. 1. mgr. 2. gr. laga nr. 3/2006 um ársreikninga.

Stjórnháttayfirlýsing Birtu lífeyrissjóðs byggist á lögum og reglum sem um sjóðinn gilda og á 6. útgáfu leiðbeininga Viðskiptaráðs Íslands, Nasdaq OMX Iceland og Samtaka atvinnulífsins um stjórnarhætti fyrirtækja.

Sjóðurinn fylgir reglunum að svo miklu leyti sem þær eiga við um starfsemi lífeyrissjóða. Sjóðurinn leitast við að birta á heimasíðu sinni helstu reglur sem sjóðurinn fylgir en annars er vísað til heimasíðu Seðlabanka Íslands.

Samkvæmt 8. tl. 3. mgr. 29. gr. laga nr. 129/1997 ber stjórn lífeyrissjóðs m.a. að móta innra eftirlit lífeyrissjóðsins og skjalfesta eftirlitsferla.

Skv. reglum SÍ nr. 577/2012 um endurskoðunardeildir og sjálfstætt starfandi eftirlitsaðila lífeyrissjóða er innra eftirlit skilgreint sem:

„... sérhver aðgerð af hálfu stjórnenda, stjórnar og starfsmanna til að stýra áhættu og auka líkur á að settum markmiðum verði náð við rekstur fyrirtækis eða stofnunar. Stjórnendur undirbúa, skipuleggja og stjórna þeim aðgerðum sem þörf er á innan fyrirtækis eða stofnunar til að veita hæfilega vissu fyrir að settum markmiðum verði náð.“

Innra eftirlit sjóðsins birtist m.a. í verklagsreglum sjóðsins og innri ferlum sem gilda um alla þætti í starfsemi hans, þ.m.t. bókhald, iðgjöld, lífeyri, veðskuldabréf, eignastýringu, rekstur og skjalastjórnun.

Regluvörður sjóðsins hefur eftirlit með viðskiptum stjórnarmanna og stjórnenda Birtu með fjármálagerninga. Auk þess heldur hann utan um upplýsingar um eignarhald þeirra í félögum og trúnaðarstörf þeirra fyrir félög. Þrátt fyrir að húsnæðislán teljist ekki til hagsmunatengsla er stjórn sjóðsins upplýst um það ef slík lán eru í vanskilum.

Samkvæmt lögum nr. 129/1997 um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða ber sjóðnum að starfrækja innri endurskoðunardeild eða semja við sjálfstætt starfandi eftirlitsaðila til að annast innra eftirlit. Sjóðurinn hefur samið við Helgu Harðardóttur hjá KPMG um að annast innri endurskoðun sjóðsins. Innri endurskoðandi vinnur í samræmi við samning um innri endurskoðun sem endurnýjaður var í ágúst 2017 og leggur fram innri endurskoðunaráætlun fyrir endurskoðunarnefnd sjóðsins, sem hefur eftirlit með störfum innri endurskoðanda. Niðurstöður innri endurskoðunar eru kynntar fyrir endurskoðunarnefnd, stjórn og stjórnendum sjóðsins. Nánar er kveðið á um hlutverk og eftirlitsskyldur innri endurskoðanda í reglum SÍ nr. 577/2012.

Samkvæmt samþykktum sjóðsins skal ársreikningur sjóðsins vera endurskoðaður af löggiltum endurskoðanda. Endurskoðandi sjóðsins er kjörinn á ársfundi eftir umsögn endurskoðunarnefndar. Á ársfundi 2020 var Kristinn F. Kristinsson hjá PwC endurkjörinn sem endurskoðandi sjóðsins. Ársreikningur sjóðsins er endurskoðaður í samræmi við lög um endurskoðendur og endurskoðun nr. 94/2019 og alþjóðlega endurskoðunarstaðla. Til staðar er ráðningarbréf undirritað í september 2020 þar sem ábyrgð og skyldur endurskoðanda og stjórnenda eru skilgreind. Samskiptaáætlun endurskoðanda er lögð fyrir endurskoðunarnefnd til umfjöllunar.

Skv. 9. tl. 3. mgr. 29. gr. laga nr. 129/1997 ber stjórn lífeyrissjóðs að setja áhættustefnu og móta eftirlitskerfi með áhættu sjóðsins.

Um áhættustýringu lífeyrissjóða gilda ákvæði laga og reglugerða, þ.m.t. reglugerð nr. 590/2017 um eftirlitskerfi með áhættu lífeyrissjóða. Á grundvelli þessa hefur Birta sett sér áhættustefnu þar sem skilgreind er áhætta sem fylgir starfseminni og viðunandi mörk sett eftir því sem við á.

Nánar er fjallað um áhættustýringu sjóðsins í kaflanum 4.4. Áhættustýring og í skýringu 19 í ársreikningi.

Vinnugildi sjóðsins eru heiðarleiki, fagmennska og ábyrgð. Sjóðurinn leggur áherslu á að starfsmenn þekki gildin og tileinki sér þau í störfum sínum. Óskagildi sjóðsins er traust. Sjóðstjórn telur að sjóðurinn geti áunnið sér og viðhaldið því með vinnugildunum.

Stjórn sjóðsins og starfsmenn gera sér ljósa ábyrgðina sem því fylgir að hafa umsjón með fjármunum í eigu sjóðfélaga. Í ljósi þess hafa stjórn og starfsmenn sett sér sérstakar samskipta- og siðareglur sem ætlað er að stuðla að góðum starfsháttum og samskiptum á fjármálamarkaði.

Birta lífeyrissjóður er aðili að sáttmála SÞ um ábyrgar fjárfestingar (e. Principles for Responsible Investment). Það er mat stjórnar og stjórnenda Birtu að eðlilegt sé að byggja samfélagslega ábyrgð og siðferðisleg viðmið í fjárfestingum sjóðsins á grunni þess sáttmála, enda er þar kveðið á um viðurkennd viðmið í alþjóðasamfélaginu að því er lýtur að umhverfislegum og félagslegum málefnum og góðum stjórnarháttum.

Í skýringu 20 í ársreikningi um ófjárhagslega upplýsingagjöf er að finna nánari upplýsingar um stjórnarhætti, umhverfis- og félagsmál.

• Soffía Gunnarsdóttir forstöðumaður eignastýringarsviðs.
• Loftur Ólafsson sjóðstjóri.
• Stefán Birgisson sjóðstjóri.

Áheyrnarfulltrúi: Eyrún Einarsdóttir áhættustjóri.

Meginhlutverk fjárfestingaráðs er að fjalla um þá þætti í starfsemi sjóðsins sem lúta að fjárfestingum. Fjárfestingaráð er skipað starfsfólki eignastýringar sjóðsins og áhættustjóri hefur þar seturétt. Ef áhættustjóri er mótfallinn tillögu um fjárfestingu er hún send stjórn til ákvörðunar. Fjárfestingaráð fundaði alls 16 sinnum á árinu 2020.

Um starfsemi endurskoðunarnefndar vísast til IX. kafla A laga nr. 3/2006 um ársreikninga. Upplýsingar um endurskoðunarnefnd má finna á síðunni um Birtu á vefnum.

Samkvæmt starfsreglum nefndarinnar skal hún skipuð þremur mönnum og skal að minnsta kosti einn þeirra vera stjórnarmaður í sjóðnum. Stjórn sjóðsins skipar formann nefndarinnar og tvo aðra í kjölfar ársfundar og eigi síðar en mánuði eftir ársfund. Nefndarmenn skulu hafa þekkingu og reynslu í samræmi við störf nefndarinnar og a.m.k. einn nefndarmanna skal hafa staðgóða þekkingu á sviði reikningsskila og endurskoðunar. Meirihluti nefndarmanna skal vera óháður sjóðnum í skilningi laga um ársreikninga.

Nefndin fundaði alls 8 sinnum á árinu 2020.

Framkvæmdastjóri Birtu lífeyrissjóðs er Ólafur Sigurðsson. Framkvæmdastjóri stjórnar daglegum rekstri sjóðsins í samræmi við lög og reglur sem um starfsemina gilda. Nánari upplýsingar um framkvæmdastjóra má finna á síðunni 1.5 Stjórnarhættir.

Sjóðurinn hefur ekki gerst brotlegur við lög eða reglur á árinu 2020 skv. ákvörðun eða úrskurði eftirlitsaðila með starfsemi sjóðsins.

Samskipti sjóðsins við sjóðfélaga, sem varða ábendingar eða frávik, eru skráð og eftir atvikum vísað til stjórnar ef sérstaklega er óskað þess. Í samskipta- og siðareglum sjóðsins er jafnframt að finna leiðbeiningar um hvernig farið skuli með tilkynningar vegna brota á reglunum. Skal þeim beint til framkvæmdastjóra, regluvarðar og eftir atvikum formanns endurskoðunarnefndar.

Einnig eru til staðar reglur um meðferð kvartana.

Samskipta- og siðareglur sjóðsins eru aðgengilegar á vefnum birta.is.